Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie dla każdego. Mamy na głowie nie tylko wybór miejsca, ustalenie harmonogramu, czy też promocję wydarzenia. Do tego też często dochodzi konieczność wyboru biura tłumaczeń, które zaoferuje nam tłumaczenia symultaniczne wraz z techniką konferencyjną.
Jednak, jak sformułować zapytanie dla takiego biura? Co musimy wiedzieć chcąc otrzymać adekwatną wycenę dla usługi, którą potrzebujemy? Musimy sobie odpowiedzieć na kilka pytań i sporządzić krótki brief dla biura tłumaczeń, czy też agencji zajmującej się techniką konferencyjną.
W naszym zapytaniu musimy przede wszystkim umieścić następujące informacje:
- Termin, nazwa konferencji oraz miejsce, w którym będzie się odbywać.
- Jeśli znamy dokładny program konferencji załączenie go będzie bardzo pomocne
w określeniu ilości godzin pracy tłumacza. Pozwoli to też potencjalnemu dostawcy na określenie ram czasowych dla zlecenia. - Języki, w jakich będzie konieczne tłumaczenie wraz z tematyką tłumaczenia.
Ta informacja pozwoli dostawcy na zaproponowanie tłumaczy symultanicznych specjalizujących się w danej tematyce, co zapewni Państwu wysoką jakość tłumaczenia. - Ilość uczestników konferencji – informacja niezbędna do oszacowani liczby zestawów słuchawkowych do wyceny i wielkości potrzebnego nagłośnienia.
- Wielkość sali, w której będzie odbywało się wydarzenie wraz z jej zapleczem technicznym, tzn. informacją, jakim nagłośnieniem dysponuje sala. Jest to w szczególności przydatne przy określaniu zakresu nagłośnienia, jakie będzie potrzebne dla danego pomieszczenia. Może się też tak zdarzyć, że miejsce odbywania się konferencji jest doskonale wyposażone i dodatkowe nagłośnienie nie będzie potrzebne. Jednak, jeśli chcemy otrzymać ofertę na nagłośnienie sali taka informacja będzie dla nas niezbędna.
- W jaki sposób prelegenci mają komunikować przekazywane treści- czy będzie potrzebna mównica, rzutnik multimedialny, laptop, czy też być może wszystko jest już zapewnione w sali.
Odpowiedź na wszystkie powyższe punkty stworzy kompletny opis pożądanej przez nas usługi i pozwoli na przygotowanie profesjonalnej oferty. Być może wydaje się, że jest to dość sporo informacji do przygotowania, ale tego typu brief pozwoli nam usystematyzować naszą wiedzę na temat konferencji w sposób przystępny dla naszego dostawcy i pomoże
nam „mieć wszystko pod kontrolą”.
nam „mieć wszystko pod kontrolą”.
Jeśli zdecydujemy się na współpracę z konkretnym biurem, sugerujemy przesłanie do niego materiałów konferencyjnych- treści prelekcji, prezentacji power point i ogólnie wszystkich materiałów, które będą pomocne tłumaczom w zapoznaniu się z tematyką wykładów. Dzięki temu zyskamy na jakości tłumaczenia i tym samym na zadowoleniu gości, a przecież o to
nam chodzi.
nam chodzi.
